Privacybeleid

Verwerkingsverantwoordelijke

De Belangenvereniging Landgoed Hommelheide (BLH), opgericht op 10 oktober 2008, KvK 14107178, gevestigd aan de Hommelweg 2, 6114 RT Susteren, is verwerkingsverantwoordelijke. Contact: secretariaat@hommelheide.info, www.hommelheide.info. De vereniging is niet wettelijk verplicht een Functionaris Gegevensbescherming aan te stellen en heeft dat niet gedaan; vragen over privacy gaan naar het secretariaat.

Welke gegevens wij verwerken

Wij verwerken onder meer: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, lidmaatschapsgegevens en inloggegevens voor het ledenportaal. De inhoud van uw vragen aan de AI-assistenten verwerken wij om u een antwoord te geven, maar wij bewaren die inhoud niet.

Doeleinden en rechtsgrondslag

• Ledenadministratie en communicatie, uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst.
• Toegang tot en beveiliging van het ledenportaal, uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang.
• Kwaliteitscontrole en audit van AI-interacties: gerechtvaardigd belang.
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht, wettelijke verplichting.

Bewaartermijn

• Financiële en administratieve gegevens: zeven jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht).
• Overige lidmaatschapsgegevens: tot uiterlijk twee jaar na beëindiging van het lidmaatschap, tenzij een langere termijn wettelijk verplicht is.
• Logs van AI-interacties: de inhoud van vragen en antwoorden bewaren wij niet. Alleen neutrale metadata (tijdstip, sessie, gebruikte agent en of het antwoord is gelukt) wordt vastgelegd, gekoppeld aan uw lidnummer zodat u uw eigen gegevens kunt inzien. Deze metadata wordt na 12 maanden automatisch verwijderd.
• Door leden geüploade contracten: u kiest zelf de bewaartermijn (60 minuten, 24 uur of 3 dagen; standaard 60 minuten). Het systeem controleert elke 15 minuten of de gekozen termijn is verstreken en verwijdert het bestand dan automatisch; de daadwerkelijke verwijdering kan dus tot 15 minuten na het verstrijken van uw gekozen termijn plaatsvinden.
• Inlogmomenten: wij leggen per aanmelding het tijdstip en een korte omschrijving van browser en apparaat vast, om misbruik van accounts te kunnen vaststellen. Deze gegevens worden na 12 maanden automatisch verwijderd.

Delen met derden

Wij verstrekken uw persoonsgegevens niet aan derden voor hun eigen doeleinden. Wij schakelen wel verwerkers in: ons hostingplatform (Lovable, met opslag in de EU) en de AI-diensten van Google en Anthropic. Met hen sluiten wij verwerkersovereenkomsten. Verstrekking aan andere partijen vindt alleen plaats als dat wettelijk verplicht is of met uw toestemming.

Doorgifte buiten de EER

Onze website, hosting en database staan in de Europese Unie. De AI-diensten die wij gebruiken (Google en Anthropic) kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, onder meer in de Verenigde Staten. Voor die doorgifte gelden de EU-standaardcontractbepalingen (de modelcontracten van de Europese Commissie) uit de zakelijke verwerkersovereenkomsten met deze partijen, aangevuld met versleuteling tijdens verzending. Google LLC is daarnaast gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework (actieve deelnemer, zie dataprivacyframework.gov); voor Anthropic gelden de SCC's als enige doorgiftegrondslag. Wij sturen alleen uw vraag en de daarbij horende documenttekst mee. Wij geven geen ledenlijst, e-mailadressen, telefoonnummers of financiële gegevens door aan deze diensten, en de inhoud van vragen en antwoorden bewaren wij niet. Wilt u weten welke waarborgen precies gelden, dan kunt u dat opvragen via secretariaat@hommelheide.info.

Cookies

Het platform gebruikt uitsluitend functionele en strikt noodzakelijke opslag om het portaal te laten werken en uw inlogsessie te beveiligen. Hiervoor is geen toestemming vereist. Wij gebruiken geen tracking- of advertentiecookies en geen analytische cookies.

Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen tegen verlies en onbevoegde toegang. Toegang is beperkt op basis van rol: gewone leden kunnen geen e-mailadressen of telefoonnummers van andere leden inzien, omdat die op kolomniveau zijn afgeschermd en alleen na een rolcontrole voor het bestuur benaderbaar zijn. Uitzondering: leden die daar zelf uitdrukkelijk toestemming voor hebben gegeven, kunnen hun e-mailadres en telefoonnummer laten opnemen in de ledenlijst die voor andere leden zichtbaar is. Die toestemming kunt u op elk moment intrekken via 'Mijn gegevens' of bij het secretariaat, waarna de gegevens weer worden afgeschermd. De metadata van AI-interacties is via toegangsregels (RLS) alleen inzichtelijk voor de eigenaar en het bestuur.

Uw rechten

U heeft recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, bezwaar en overdraagbaarheid van uw gegevens. Waar de verwerking op toestemming berust, kunt u die intrekken. Verzoeken richt u aan secretariaat@hommelheide.info. Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl). In het ledenportaal kunt u dit ook zelf regelen via de pagina 'Mijn gegevens': daar ziet u al uw gegevens, kunt u ze downloaden en dient u direct een verzoek in.

Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen. De actuele versie staat altijd op het platform.